Activitatea notariala a MAE, misiunilor diplomatice si oficiilor consulare se desfasoara în baza Legii notarilor publici si activitatii notariale nr. 36/1995, Ordinul Ministerului Justitiei pentru adoptarea Regulamentului de punere în aplicare a acestei legi nr. 710c/1995, întelegerilor internationale la care România este membra, precum si potrivit uzantelor internationale.

APOSTILAREA

Va aducem la cunostinta faptul ca începând cu data de
1 noiembrie 2004 au devenit aplicabile dispozitiile Legii nr. 142/2004 privind modificarea articolului 2 din Ordonanta Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961.

Apostilarea actelor care intrau în competenta Ministerului Afacerilor Externe - Directia Relatii Consulare (certificat de casatorie, certificat de nastere, certificat de deces, certificat de cazier judiciar, adeverinte prin care se atesta domiciliul si cetatenia persoanei, actele de studii, adeverinte medicale, certificate de botez, cununie, adeverinte prin care se atesta vechimea în munca, adeverinte de calificare în diverse meserii), se va efectua de catre prefecturi. Copiile si traducerile actelor, legalizate la notar, se vor apostila de catre Curtile de Apel.

Prin întelegeri bilaterale sunt scutite de legalizarea actelor cetatenii din: Albania, China, R.P.D.Coreeana, Republica Moldova si Polonia. Mentionam ca aceste tari nu sunt parti la Conventia de la Haga.

Actele se apostileaza pentru tarile membre ale Conventiei de la Haga: Albania, Africa de Sud, Andorra, Antigua si Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaidjan, Bahamas, Barbados, Belgia, Belize, Belarus, Bosnia - Hertegovina, Botswana, Brunei, Bulgaria, Columbia, Croatia, Cipru, Cehia, Estonia, Elvetia, El Salvador, Fidji, Finlanda, Franta, Germania, Grecia, Irlanda, Israel, Italia, Iugoslavia, Japonia, Kazahstan, Lituania, Letonia, Lesoto, Liberia, Liechtenstein, Luxemburg, F.R.I.Macedonia, Malawi, Malta, M. Britanie si Irlanda de Nord, Insula Marshal, Mexic, Namibia, Norvegia, Niue, Noua Zeelanda, Olanda, Panama, Portugalia, România, Rusia, St. Kitts and Nevis, Samoa, San Marino, Seychelles, Slovacia, Slovenia, Spania, Surinam, Swaziland, Suedia, Tonga, Triniadad, Tobago, Turcia, SUA, Ucraina, Ungaria, Venezuela.

Actele se pot prezenta pentru apostilare sau legalizare personal sau prin mandatar (pe baza de procura notariala).

LEGALIZAREA

Actele oficiale, îndeosebi traducerile legalizate notarial pentru a putea fi folosite în strainatate sunt supuse procedurii supralegalizarii spre a li se garanta autenticitatea semnaturilor si a sigiului. Prin supralegalizare se previne astfel falsificarea actelor oficiale întocmite de autoritatile unui stat si care produc efecte juridice pe teritoriul altui stat. Deci, actele notariale care vor fi folosite în strainatate, în tarile nemembre Conventiei de la Haga, trebuie sa fie supralegalizate de Ministerul Justitiei si Ministerul Afacerilor Externe în aceasta ordine. Dupa îndeplinirea acestor operatiuni între institutiile statului, actul notarial este supus supralegalizarii la misiunea diplomatica sau oficiul consular strain din România.

Aceeasi procedura se aplica si pentru actele notariale îndeplinite de un notar strain pentru a fi folosite în România.

În dreptul intern aceasta procedura este prevazuta de art. 162 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat, care stabileste ca documentele oficiale întocmite, sau legalizate de catre o autoritate straina pot fi folosite în fata instantelor române numai daca sunt supralegalizate, pe cale administrativ-ierarhica si în continuare de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale Românie, spre a li se garanta astfel autenticitatea semnaturilor si sigiliului.

În strainatate, la cererea persoanelor fizice având cetatenia româna, precum si a persoanelor juridice române, misiunile diplomatice si oficiile consulare ale României îndeplinesc urmatoarele acte notariale:

a. redactarea de înscrisuri în vederea autentificarii sau legalizarii semnaturii;
b. autentificarea înscrisurilor;
c. legalizarea sigiliilor si semnaturilor;
d. darea de data certa înscrisurilor prezentate de parti;
e. certificarea unor fapte;
f. legalizarea de copii de pe înscrisuri;
g. primirea în depozit a înscrisurilor si a documentelor prezentate de parti;
h. eliberarea de duplicate de pe actele notariale întocmite de misiunile diplomatice sau oficiile consulare.

Tinând seama de competenta generala a notarului public, misiunile diplomatice si oficiile consulare nu pot efectua doua categorii de acte:

a. în ceea ce priveste procedura succesorala, în acest caz misiunile diplomatice si consulare autentifica numai declaratiile de renuntare la succesiune sau de acceptare a succesiunii;
b. actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin si al cecurilor.

De asemenea, misiunile diplomatice si oficiile consulare nu pot primi cereri ale cetatenilor români sau straini pentru autentificarea unor acte de dispozitie, cum ar fi contractele de donatie sau vânzare - cumparare pentru bunuri aflate în România, urmând ca cei interesati sa se adreseze în tara, personal, birourilor notarilor publici.

În schimb, pot fi autentificate procuri prezentate de cetateni români prin care se da mandat unor persoane din tara de a actiona în numele lor pentru întocmirea unor acte de dispozitie (vânzare, donatie, etc.) privind constructii si terenuri aferente acestora, precum si înscrisuri sau procuri prin care se dispune, indiferent de mod (vânzare, donatie, testament), de astfel de bunuri.

Actele notariale se îndeplinesc la cererea cetatenilor români în baza actului de identitate valabil la data îndeplinirii actului notarial (pasaportul român, dovada de cetatenie, emise de autoritatile române).